キーノスロジックITナレッジ

システムに関する豆知識をキーノスロジックからお届けします。

パッケージ導入をするも、システムが痒い所に手が届かなくて新しいシステムを導入となったお話。

弊社はこれまで様々なシステム開発を行ってきました。
その中で、過去に不動産売買のお客様で、

対応管理ツールのパッケージをカスタマイズして自社の業務に合わせようと試みたが、中々うまくいかなかった。

と言うお客様のご相談を受け、弊社でスクラッチ開発を行ったという事がありました。


【お客様の抱えていた問題点】


①Excelでの管理からパッケージ導入に至った経緯。
 ・これまでExcelで見込客リストを作成し、連絡を取ったお客毎に応対内容を入力していた。
 ・ファイルやリストも多くなり、何より応対内容の情報共有ができずトラブルも発生していた。

前述の二つの問題を抱え、IT化を図るために、パッケージを導入する。

②そこで起きた問題
 ・自社の業務業務フローとのずれが生じてしまった。
 ・対応の活動記録の登録が複雑になってしまった。
 ・検索が業務上使い勝手が悪いものに仕上がってしまっていた。

このような問題が発生し、結果として営業マンが容易に使えるシステムではなく、
スムーズな検索機能と業務をスムーズに行えるようなUIデザインが必要となり新たなシステム導入を検討する事になった経緯がありました。


【解決】


弊社ではまず、お客様の業務フローを確認し、

そのうえで、どのような機能が必要で、画面遷移をさせて、どうすると効率的になるのかを確認しました。

①顧客名簿の作成
お客様が所有している名簿は取り込みデータが一行に建物、部屋、所有者の情報が入っているものでした。
今までは一つ一つ、マンションを登録、部屋を登録、顧客を登録と言う業務を行っていました。
これを自動的に物件や所有者の情報を分別しリストを作成し、作業を効率化させました。

②応対記録と検索
出来上がったリストから検索を行い、連絡先を選定→電話を掛ける→応対内容を入力→電話を掛ける
この業務活動をスムーズに行えるように、ユーザーにとって必要な情報を一つの画面に表示し、さらに画面遷移を少なくし効率的な作業を実現しました。

検索について、検索速度が速くなるようにデータベースの設計を行い、
サーバー費用を無駄に高くする事なく、快適な作業が出来る環境をご用意致しました。

これにより使用するユーザーは業務をストレスなく、かつ効率的に業務を遂行できるようになったとのお声を頂きました。


【まとめ】


パッケージは様々な機能がついており、しかもコストが抑えられて非常に素晴らしいものです。
しかし、時にはその汎用的なものが自分たちの業務を効率化するはずがかえって無駄な作業が増えてしまうツールになる事も少なくありません。

システムの導入する理由は業務の無駄をなくし、売上を上げていく事が本質にあります。
そこを見失う事なく必要なシステムの投入を考えなければなりません。

また、オーダーメイドでシステムを作る時についつい便利にしたいがために過剰に機能を追加してしまいます。

機能追加に関しては追加しようと思えばどこまででも追加する事が出来ますが、
ただ、そのためには費用がかさんでしまいますし、あまり使う事のない機能を実装してしまったり、
システムが複雑化してしまう可能性があり、使い手にとって使いにくシステムになってしまう恐れもあります。

そのため、初期導入に関しては必要な機能を必要なだけ実装し、コストを抑え、
使用していく中で必要な機能を検討し、どのような実装をするのか、追加開発を行っていく事が良いかと思います。


弊社ではシステム開発を行う際に、要件定義で、「本当にその機能は必要ですか?」
など、過剰な費用が発生しない様にお客様と綿密なお打ち合わせをさせて頂いております。

システム開発を検討中の方は是非下記の弊社のページよりお電話かお問合せフォームよりご連絡下さいませ。
担当者より1営業日以内にお返事を致します。
自社のシステムをオーダーメイドで作るなら信頼と実績のあるキーノスロジックでどうぞ。